柯尼卡美能达助力教育机构持续优化教学流程

  【天极网办公频道】(3月13日，上海)随着中国整体教育水平的不断提升，不少大中型、重点院校的规模也在不断扩大，相比普通企业，该类教育机构的办公输出也有着明显的特殊性，如：除了日常办公的复印、扫描文档外，还会有考试期间的复印试卷及毕业季前的论文打印等突发情况。因此，大中型、重点院校等教育机构对于办公设备的管理及优化也迫在眉睫。

  广东某所重点大学，是华南地区国家化人才培养、外语文化、对外经济贸易、国际战略研究的重要基地。在校全日制本科生达到20013人，博士、硕士研究生为2571人，各类成人本专科生、进修及培训生、外国留学生共有11000多人。该学校位于广州，辖3个校区，21个教学单位和1个独立学院。该学校原先配备一体机、打印机、扫描仪共380台左右,其中打印机为260台，传真机与扫描仪共40台，及80台复合机，不仅涉及多个品牌，而且分布于不同的3个校区，难以管理。

  对症下药OPS综合提案服务切实解决存在难题

  由于行政、后勤、各学院部门及学生都有不同层次的打印、复印需求，而且设备位于不同校区、不同的学院部门内，给管理、应用及维修都带来不便。首先，因为涉及多个品牌，不同型号、不同类型的办公设备共380台，品牌杂乱且分布于不同校区，无法实现统一管理;个别设备利用率极低，导致一定程度的浪费。其次，由于采取“无限制打印”，导致打印成本激增难以控制，且纸张浪费的情况屡见不鲜，非常不利于环保。此外，各学院部门的老师均自行购买碳粉耗材，不仅不利于合理调配资源，而且也给老师增加了额外的工作量，影响正常教学工作。同时，设备在售后、运维及服务方面也难以得到保证，这些难题让学校相关设备管理部门头痛不已。

  柯尼卡美能达OPS综合提案服务

  针对该大学的现状，柯尼卡美能达为该校提供了OPS综合提案服务(Optimised Print Services)，从前期咨询、改善实施及后期管理三个阶段为客户提供了全面的优化服务。在前期与学校IT管理部门讨论及调研后，柯尼卡美能达的团队提出从设备、流程、成本及安全等多个方面进行全面优化。在设备方面，减少打印机和传真机的数量，将打印、复印、扫描及传真等功能整合到复合机中实现，这样不仅有利于设备的统一管理，而且空间布局也更为合理。同时，建议该校淘汰功能单一和超出报废年限的设备。实施整合后，设备总数从380台降至100台，均统一为柯尼卡美能达一个品牌。

  在流程优化方面，柯尼卡美能达在该校的MBA学院和国际学院导入了专业的“文档扫描捕获编辑”解决方案，将学院部门经常使用的PDF文件，通过扫描快速转化成可编辑的文档格式，大幅提高了办公效率。在成本及安全方面，由于在所提供的复合机设备中配备了AU-201刷卡认证组件，只有通过刷卡认证才能进行输出，有效规避了“无限制打印”所造成的纸张成本浪费。同时刷卡认证输出也显著提高了该校档案室和院办公室的机密文件的信息安全性。

  在售后服务方面，柯尼卡美能达还为该校提供了统一的售后管理服务，根据用户需求定制相应的解决方案。例如：柯尼卡美能达提供远程监控或现场服务，监控设备的使用状态及报错情况，同时及时提醒现场更换耗材以及所需替换的零部件。此外，定期输出管理报告，寻找和解决问题，并提供更深入的优化和改进的方案等，确保了设备长期、稳定的运作状态并减少了IT管理人员在耗材采购上耗费的时间。

  统一管理、完美运维成效显著

  通过导入柯尼卡美能达的OPS综合提案服务，该校在教学办公中存在的设备输出管理和文档扫描捕获等多方面的难题迎刃而解。该校负责IT设备的管理老师介绍道：“通过实施柯尼卡美能达提供的优化服务，我们学校的影印量从原来的每月60万张减少到45万张，按照每张单价层本0.01元计算，每月可节省经费1500元。在整合设备后，纸张采购成本也降低了30%。原先20人IT管理人员也减少到了5人，节省了75%的人员经费支出。最让我们满意的是：由于统一采纳了柯尼卡美能达所提供的硬件及软件产品，我们实现了设备的统一化管理并实现了高效便捷的文档扫描捕获解决方案的应用，使教学效率大幅提升，在成本管控及信息安全方面也得到了充分保障。”

  整合学校设备资源，用柯尼卡美能达数码复合机替代原有的多品牌打印机、一体机等设备

  对于如今规模不断扩大的重点院校来说，看似寻常的打印、复印、扫描等办公应用也会给学校管理和经营带来巨大的影响，一旦忽视，很可能导致严重的资源浪费、影响效率，甚至阻碍教学进度。柯尼卡美能达OPS综合提案服务所提供的全面优化服务，深析客户难题，全方位整合设备资源提供优化解决方案，助力教育机构提高办公效率、节约成本，持续优化教学办公流程!