视频会议在为海集团的应用

  集团背景

  为海集团是一家以专业生产和销售预拌混凝土为主业，兼营房地产开发、软件开发、物资贸易、生态园、物流园等的跨区域跨行业集团化企业。现有深圳市为海建材有限公司布吉混凝土分公司、坑梓混凝土分公司、坪地混凝土分公司、坂田混凝土分公司、为海集团(香港)实业有限公司、为海(泰州)建材有限公司、为海(宿迁)建材有限公司、为海津豪(南通)混凝土有限公司、泰州中海建材有限公司、宿迁市为海置业有限公司、每力(泰州)混凝土机械设备租赁有限公司、华育永成科技有限公司、为海物资贸易有限公司、泰州市秋雪湖渔业有限公司、泰州为海建设有限公司、为海综合物流园等十多家企业。

  面临的挑战

  作为一家正在快速成长的现代化企业，如今为海集团在全国的分公司已超过10家，而且规模还在继续扩大。快速发展在带来利润增长的同时，也给为海集团带来了不少成长的烦恼，而跨地域沟通就是其中的一个。如何通过信息化的技术和手段，加强总部对各地分支机构的沟通与管理，从而有效实现优势资源整合和互补，是解决这一难题的关键。

  解决方案

  2008年中旬，为海集团部署了一套科达TrueSens(致胜)视频会议系统。凭借该系统，集团已在其遍布于深圳、泰州、宿迁、南通等地的员工之间实现了“面对面”交流，一年多来，视频沟通已然成为为海集团员工之间全新的通信方式。

  科达视频会议解决方案就部署而言非常简单：为海集团深圳总部的机房架设一台多点控制单元(MCU)，总部会议室、各分公司的会议室则各部署一套视频会议终端。总部带宽为10/100M，各地分公司均通过普通ADSL接入。系统拓扑图如下：

  系统应用

  TrueSens(致胜)视频会议系统为为海集团带来的应用主要体现在：跨地域例会沟通、日常交流、政策发布、员工培训、人才招募及供应链管理等方面。

  1 远程会议

  为了尽可能全面、及时的了解各分公司的运营情况以及一线销售市场的变化，为海集团的领导需要与下属分公司保持频繁的沟通并及时解决问题，而以往这些沟通都是通过固定报告、电话、会议等方式来进行的，成本高且不够直接。自从科达致胜视频会议上线后，每周的例会、日常的交流都可以通过该平台来进行，不仅高效直接，而且免去了集中式会议带来的诸如人力、安全、费用、时间等一系列麻烦。

  虽然科达视频会议实现的仅仅是一种千里之外的“面对面”沟通，但是其所带来的会议体验和效果却一点也不亚于传统的圆桌会议，具体可从以下两方面进行分析。第一，由于系统采用了专业的高性能视音频处理技术，并且具备非常好的网络适应性，因此会议过程中图像和声音能够始终保持清晰、流畅，从而有效的弱化了空间感，拉近了参会者的距离;第二，系统提供双视频流发送/接收功能，在会议中，分散在各地会议室的与会者都可以同步观看并讨论各类WORD文档、PPT资料等，即达到了传统会议的效果，又实现了绿色环保办公的宗旨。

  2 远程培训

  在为海，员工培训是集团非常重视的工作之一，每年集团都会对员工进行各类培训以提升员工的专业水平和综合素质，提高集团的综合竞争力。现如今，通过科达致胜视频会议系统进行员工培训，不仅缩短了组织时间，更大幅提高了培训的频率和参与的广度。

  值得一提的是，相对于传统的面授式培训，远程培训还提供了如下几个突出的优势。第一，突破空间、参与人数的限制，让不同地点的人可以同时参与培训，从而真正实现更多整合和更多分享。第二，培训的全过程都可以同步在网上直播，全集团的员工都可以根据权限进行实时收看;而且上述内容还可以通过系统提供的会议录播软件进行录制，并在培训结束后发布到网上，供员工点播下载。

  3 员工招募

  此外，科达致胜视频会议系统还给为海集团带来了远程招聘的全新体验。远程招聘有效的改善了各分公司招聘人员的面试流程，既提高了招聘速度，又保证了招聘质量，为企业的人才积累打下了扎实的基础。现在，各个分公司在招聘新员工时，总部的人力资源部门和相关业务部门的负责人以及管理层足不出户就可以对外地应聘者进行远程面试和考核，应聘者的每一个反应细节都可通过视频会议清晰的呈现在面试者眼前。

  系统价值

  除了带来丰富的视讯应用，实现高效、便捷的沟通与管理，科达致胜视频会议系统还为为海集团带来了诸多其他方面的价值，这些价值具体体现在：

  1 是领导对员工日常工作检阅的新手段。面对面的询问和汇报无论是沟通效果还是双方的体验都是最佳的。而致胜视频会议系统则可以将日常的工作检阅变成可视化的交流，这在某种程度上提升了管理的生动性和人性化。

  2 是市场销售工作中突发事件的解决窗口。科达致胜视频会议能够快速召集会议，这对为海集团突发事件的处理、商业决策的制定及调整而言都至关重要。

  3 是优秀工作经验交流的平台。除了一对多的专业培训，员工之间的工作交流对于企业而言同样重要。通过科达致胜视频会议系统，定期的员工交流、成功经验分享成为可能，这不仅对打造合作型团队极有帮助，更对营造良好企业文化起到了至关重要的作用。

  结束语

  2008年7月30日，为海集团第二批视频会议室部署完毕并正式投入使用，至此为海集团已建成7个视频会议室，基本能够满足集团内部包括日常会议、在岗培训及决策评审等在内各类的远程视讯应用需求。从花上两天时间出差参加一个会议，到足不出户通过视频会议与各地分公司的同事随时随地“面对面”， 这对为海集团而言不仅仅是时间上的差距，更是一种沟通方式、管理模式的变革。牵手科达后，为海集团沟通效率得到了大幅提高，差旅成本得到了有效控制，高效会议时代由此开启。